Автоматизация бизнес-процессов
Услуга
01
Автоматизация
Автоматизация — это не «внедрить систему», а убрать из работы шаги, которые человек делает только потому, что их некому передать. Заявка сама становится задачей, счёт уходит без напоминания, руководитель видит просрочку раньше клиента.
Что автоматизируют
Порядок почти всегда один: сначала то, что повторяется каждый день и стоит денег при сбое.
- Путь заявки от обращения до счёта
- Постановка задач по стадиям сделки
- Согласование договоров и скидок
- Внутренние заявки: закупка, отпуск, доступы
- Напоминания и контроль сроков
- Отчёты, которые собирались руками
Правило, которое экономит бюджет: автоматизировать стоит процесс, который уже работает. Если в компании не решено, кто отвечает за заявку и за какое время, автоматика просто быстрее донесёт беспорядок до сотрудников. Сначала процесс на бумаге, потом настройка — с чего начать, разобрали отдельно.
Входит в
Делаем в каждом проекте
- Описание процесса как он есть
- Схема того, как он должен идти
- Роботы и триггеры по стадиям
- Маршруты согласования
- Шаблоны задач и документов
- Уведомления ответственным
- Отчёт по срокам и просрочкам
- Инструкция и обучение команды
Настройка или
Главная развилка. Мы сначала пробуем закрыть задачу штатными средствами — это быстрее и дешевле, а поддерживать такое сможет и ваш сотрудник.
Штатными средствами
Роботы и триггеры, бизнес-процессы по маршруту, смарт-процессы под нестандартные сущности вроде ремонтов или заявок на подбор, шаблоны задач, права и уведомления.
Как устроены роботы и чем они отличаются от триггеров — в разборе на примерах, а автоматическая постановка задачи при смене стадии — пошагово здесь.
Разработкой
Когда логика не влезает в конструктор: расчёт по своим правилам, обмен с системой без готового модуля, отдельный интерфейс под роль, учёт того, чего в портале нет вовсе.
Тогда пишем приложение на базе Битрикс24. Так сделаны скоринг и режим одного окна для процедуры банкротства, учёт койко-мест для сети хостелов, расчёт стоимости производства окон, кастомный заказ-наряд и учёт расходников через расширение ядра коробки.
Чем это
Роботы и триггеры
Действие по событию: сделка перешла на стадию — ушло письмо, поставилась задача, назначился ответственный. Самый дешёвый вид автоматизации и самый недоиспользованный.
Бизнес-процессы
Маршрут с шагами и условиями: заявка на закупку идёт руководителю, дальше в бухгалтерию, при сумме выше порога — директору. Здесь важна не схема, а согласованные сроки на каждом шаге.
Смарт-процессы
Своя сущность рядом со сделками: сервисные обращения, объекты, рекламации. Настраиваются как CRM, но под ваш предмет — как ими управлять через API.
Разбор процесса
S.
Садимся с теми, кто работает руками, а не только с руководителем. Выясняем, как процесс идёт на самом деле: где ждут, где переспрашивают, что делают в обход правил и почему.
- Шаги и участники
- Точки ожидания
- Обходные пути
- Кто за что отвечает
- Сроки по шагам
- Что считать сбоем
Сборка
S.
Собираем процесс в портале: роботы, маршруты, поля и права. Всё, что можно сделать настройкой, делается настройкой; разработка идёт только туда, где конструктор упёрся.
- Стадии и поля
- Роботы и маршруты
- Права по ролям
- Шаблоны документов
- Обмен с системами
- Отчёты по срокам
Обкатка
S.
Две-три недели процесс идёт под присмотром. Правим то, что мешает: лишние поля, слишком частые уведомления, шаг, который все обходят. Автоматика, которую саботируют, не работает, даже если настроена верно.
- Обучение на своих задачах
- Сбор замечаний
- Правки по ходу
- Отключение лишнего
- Инструкция
- Замер результата
Как измерить
До настройки фиксируем, сколько сейчас занимает процесс и где он встаёт. Иначе через месяц спор об эффекте сведётся к ощущениям.
Что обычно меряем: время от обращения до первого ответа, срок прохождения согласования, доля задач, просроченных без причины, число заявок, потерянных между этапами, и время, которое руководитель тратит на сбор отчёта.
Обмен с внешними системами меряется отдельно — по числу записей, которые перестали переносить руками. Как это устроено технически.
Сколько это
Считается от числа процессов и того, где проходит граница между настройкой и разработкой.
Один процесс
Настройка роботами и маршрутами: от нескольких дней работы. Самый частый первый шаг — путь заявки до счёта.
Связка процессов
Несколько процессов с согласованиями, обменом и отчётами: от двух-трёх недель. Обычно идёт вместе с наведением порядка в CRM.
Заказное решение
Приложение на базе портала считается по объёму логики. Здесь честная оценка появляется только после разбора процесса.
Автоматизация в
Студия в Уфе, офис в деловом центре «Бизнес класс» на Рихарда Зорге, 19/5. С местными компаниями при желании разбираем процесс на месте: приезжаем, смотрим, как работает отдел, и говорим с людьми, а не только с руководителем.
Это единственное направление, где география действительно имеет значение: в остальном работаем по всей России — разговор, схема процесса и приёмка проходят онлайн, разницы в результате нет.
Типичные
01
Автоматизировать беспорядок. Если процесс не описан и ответственные не назначены, система закрепит хаос в электронном виде.
02
Всё и сразу. Десять процессов в первый месяц — это десять источников раздражения. Начинают с одного и смотрят, прижился ли он.
03
Уведомления на каждый чих. Когда портал пишет двадцать раз в день, сотрудники отключают оповещения, и важное теряется вместе с ерундой.
04
Настроили и забыли. Процессы меняются. Без инструкции и человека, который их правит, через год половина роботов работает вхолостую.
Материалы по теме
А Квадрат
Частые
С чего начать?
С процесса, который повторяется чаще всего и дороже всего обходится при сбое. Обычно это путь заявки от обращения до счёта.
Что можно без программиста?
Роботы и триггеры, маршруты согласования, шаблоны задач, смарт-процессы, уведомления и права. Штатных средств хватает на большую часть типовых задач.
Когда нужна разработка?
Когда логика не укладывается в конструктор: свои расчёты, обмен без готового модуля, отдельный интерфейс под роль или учёт того, чего в портале нет.
Сколько это занимает?
Один процесс роботами — от нескольких дней. Связка процессов с согласованиями и обменом — от двух-трёх недель. Заказное приложение считается отдельно.
Обязательно на Битрикс24?
Нет, но если портал уже есть, дешевле автоматизировать в нём. Когда портала нет и он не нужен, делаем отдельное решение под задачу.
А если процесс поменяется?
Его правят. Поэтому остаются схема и инструкция: через полгода должно быть понятно, почему робот срабатывает так и что можно менять без нас.
Давайте
Опишите процесс, который сейчас держится на людях и напоминаниях, — разберём его по шагам и скажем, что закроется настройкой, а что потребует разработки.