Сделка переходит на этап «Договор подписан», а менеджер должен сам не забыть поставить себе задачу подготовить документы к отгрузке. На практике он либо забывает, либо ставит задачу через час, когда вспомнит — и клиент ждёт дольше, чем должен был. Автоматическое создание задачи при смене стадии сделки в Bitrix24 убирает это звено полностью: задача появляется у нужного сотрудника в момент перехода, без участия менеджера.
В статье разберём, как настроить автоматическое создание задачи при смене стадии в Bitrix24 — пошагово, без программирования. Подходит для владельцев бизнеса, которые хотят, чтобы процесс не зависел от памяти отдельного сотрудника.
Что понадобится перед началом
- Доступ к Bitrix24 с правами администратора
- Настроенная воронка продаж с этапами (если воронка ещё не настроена, сначала разберитесь с этим — без этапов нет точки, к которой привязывается автоматизация)
- Понимание, какую конкретно задачу и кому нужно ставить на каждом этапе — лучше выписать список заранее
- 15-20 минут на настройку одного правила
Основная часть: настраиваем автоматическое создание задачи
Шаг 1. Определяем, на каком этапе нужна задача
Открываем воронку продаж и выбираем этап, при попадании на который должна создаваться задача. Например, на этапе «Договор подписан» нужно поставить задачу бухгалтеру подготовить счёт, а на этапе «Заявка получена» — задачу менеджеру позвонить клиенту в течение часа.
Частая ошибка: пытаются повесить автоматизацию на каждый этап воронки без разбора. Если задачи создаются на каждом шаге, сотрудники быстро перестают их замечать — система превращается в шум, а не в помощь.
Шаг 2. Открываем настройку роботов на нужном этапе
Заходим в раздел CRM → Сделки → выбираем воронку → нажимаем «Роботы» (иконка находится справа над канбан-доской, либо через карточку любой сделки на этом этапе).
Шаг 3. Добавляем робота «Создать задачу»
В списке доступных роботов выбираем «Поставить задачу». Заполняем параметры: кому ставится задача (конкретному сотруднику, ответственному за сделку, руководителю отдела), название задачи, описание и срок выполнения.
Робот: Поставить задачу
Название: Подготовить счёт по сделке
Кому: Бухгалтеру (выбрать конкретного сотрудника)
Срок: +1 рабочий день от момента попадания на этап
Описание: Сумма и реквизиты — см. карточку сделки
Частая ошибка: указывают срок задачи в календарных днях, не учитывая выходные. Задача, поставленная в пятницу вечером со сроком «+1 день», получает дедлайн в субботу — сотрудник либо нарушает срок, либо работает в выходной. Решение: использовать настройку «рабочие дни», если она доступна, или закладывать более длинный срок.
Шаг 4. Привязываем задачу к данным конкретной сделки
В тексте задачи можно использовать переменные полей сделки — например, имя клиента, сумму, ответственного. Это делает задачу конкретной, а не общей фразой, которую сотрудник должен сам расшифровывать.
В поле «Описание» робота добавляем переменные через кнопку выбора полей (обычно отображается как список или иконка рядом с текстовым полем) — например, «Подготовить счёт по сделке {{TITLE}} на сумму {{OPPORTUNITY}}».
Шаг 5. Настраиваем условия выполнения (если нужно не всегда)
Если задача должна ставиться не во всех случаях — например, только для сделок с суммой выше определённого порога — добавляем условие в настройке робота, раздел «Условия выполнения». Это избавляет от лишних задач там, где они не нужны.
Шаг 6. Настраиваем уведомление о созданной задаче
По умолчанию сотрудник получает уведомление о новой задаче внутри Bitrix24, но если команда не всегда сидит в системе, стоит подключить дублирование уведомлений в Telegram-бот Bitrix24 или на почту — настраивается в личных настройках уведомлений каждого сотрудника, либо централизованно администратором.
Шаг 7. Проверяем работу на тестовой сделке
Создаём тестовую сделку, переводим её на нужный этап и проверяем, что задача появилась у правильного сотрудника, с правильным текстом и сроком. Это особенно важно, если в тексте задачи используются переменные — стоит убедиться, что они подставляются корректно, а не остаются в виде технических тегов.
Частые ошибки и как их избежать
Ошибка: задача ставится тому, кто настраивал автоматизацию, а не реальному исполнителю. Возникает, если в настройке робота выбрали конкретного человека вместо динамического значения «Ответственный за сделку» или «Руководитель отдела». Решение: где возможно, использовать роли, а не фиксированных людей — это не ломается при смене сотрудника.
Ошибка: задача дублируется при каждом повторном попадании сделки на этап. Если сделку случайно или намеренно возвращают на этап назад и потом снова вперёд, робот срабатывает повторно и создаёт вторую такую же задачу. Решение: в настройке робота использовать условие «выполнять только один раз», если такая опция доступна для конкретного робота.
Ошибка: сотрудники не реагируют на автоматически созданные задачи, считая их менее важными, чем поставленные руководителем лично. Решение: на старте внедрения явно проговорить с командой, что автоматические задачи равноценны обычным, и контролировать выполнение в первые недели.
Итог
После этой настройки задачи на ключевых этапах сделки будут появляться у нужных сотрудников автоматически — без зависимости от того, вспомнит ли менеджер. Если на каком-то шаге застряли — опишите ситуацию в комментарии или напишите нам напрямую.
CTA
Нужна помощь с настройкой автоматизации задач под ваши процессы — запишитесь на консультацию.