Заявки приходят, менеджеры с ними как-то работают, но через месяц никто не может ответить, сколько лидов превратилось в продажи и на каком этапе теряется большинство клиентов. Воронка продаж (последовательность этапов, через которые проходит клиент от первого контакта до покупки) в Битрикс24 решает именно эту проблему — она делает процесс продаж видимым и управляемым, а не существующим только в голове у менеджера. Если портал ещё пустой, начинать стоит не с воронки, а с настройки Битрикс24 для отдела продаж.
В этой статье разберём, как настроить воронку продаж в Битрикс24 с нуля — пошагово, с реальными примерами этапов и частыми ошибками. Подходит для владельцев бизнеса и руководителей, которые хотят навести порядок в продажах, даже без технического опыта. Отраслевой пример такой воронки — CRM для онлайн-школы, где к этапам добавляются оплаты и доступ к урокам.
Что понадобится перед началом
- Доступ к Битрикс24 с правами администратора
- Понимание собственного процесса продаж: сколько у вас реально этапов, прежде чем клиент платит (даже если этот процесс никогда не был записан на бумаге)
- Список менеджеров, которые будут работать с воронкой, и их роли
- 30-60 минут свободного времени без отвлечений — настройка воронки требует сосредоточенности, не получится сделать между делом
Основная часть: настраиваем воронку продаж
Шаг 1. Описываем реальный процесс продаж на бумаге
Прежде чем открывать Битрикс24, нужно честно ответить: какие этапы реально проходит клиент у вас в компании? Не «как должно быть в идеале», а как происходит на самом деле. Например: заявка → первый звонок → отправка предложения → согласование условий → оплата → выполнение.
Частая ошибка: копируют типовую воронку из интернета без адаптации под свой бизнес. В итоге этапы не соответствуют реальности, менеджеры путаются, где находится сделка, и просто игнорируют систему.
Шаг 2. Создаём направление продаж в CRM
В Битрикс24 идём в раздел CRM → Сделки → Воронка продаж (выпадающий список вверху). Если у вас несколько типов продаж — например, розница и оптовые заказы — для каждого стоит создать отдельное направление (раздел «Настройки» → «Направления CRM» → «Добавить направление»). Это позволяет не смешивать разные процессы в одной воронке.
Частая ошибка: пытаются впихнуть все виды продаж в одну воронку с десятком этапов «на все случаи». Воронка становится нечитаемой, и аналитика по ней не даёт никакой пользы.
Шаг 3. Настраиваем этапы (стадии) воронки
В настройках направления находим раздел «Стадии сделки». Здесь можно переименовать стандартные этапы Битрикс24 (например, «Квалификация», «Уточнение потребностей») в свои, удалить ненужные и добавить новые в нужном порядке.
Заходим в Настройки → CRM → «Стадии сделки» и редактируем список под этапы из шага 1. Каждому этапу можно задать цвет — это помогает визуально отличать сделки в канбан-доске (доска со столбцами по этапам, как в Trello).
Шаг 4. Настраиваем обязательные поля для каждого этапа
Чтобы сделка не «проскальзывала» дальше без нужной информации, можно настроить обязательные поля для перехода на следующий этап. Например, прежде чем перевести сделку на этап «Согласование условий», нужно заполнить поле «Сумма сделки».
Настраивается в разделе «Настройки» → «Бизнес-процессы и автоматизация» → «Видимость и обязательность полей» для каждой стадии. Без этого менеджеры будут двигать сделки вперёд, не заполняя важные данные — и аналитика получится неполной.
Шаг 5. Назначаем ответственных и права доступа
Решаем, кто видит чьи сделки: только свои, сделки своего отдела, или все сделки компании. Настраивается в разделе «Настройки» → «Права доступа» → выбираем роль (например, «Менеджер по продажам») и задаём уровень видимости для CRM.
Частая ошибка: всем менеджерам по умолчанию открывают доступ ко всем сделкам компании. Это создаёт риск, что менеджер «перехватит» чужого клиента, и усложняет анализ персональной эффективности.
Шаг 6. Настраиваем автоматизацию переходов между этапами
Можно настроить, чтобы при переходе сделки на определённый этап автоматически ставилась задача менеджеру, отправлялось письмо клиенту или уведомление руководителю. Это делается через роботов и триггеры (подробнее в нашей статье о роботах и триггерах в Битрикс24) — находятся в настройках каждой стадии воронки, кнопка «Роботы».
Например: при переходе сделки на этап «Оплата получена» можно настроить автоматическую отправку договора клиенту на email.
Шаг 7. Тестируем воронку на реальном примере
Создаём тестовую сделку и проводим её через все этапы вручную, проверяя, что обязательные поля работают, автоматизация срабатывает корректно, и уведомления приходят тем, кому нужно. Это лучше делать до того, как воронку увидят все менеджеры — иначе ошибки настройки превратятся в путаницу для всей команды.
Воронка, направление и сделки: что чем называется
Путаница в терминах — причина половины вопросов по настройке, поэтому разложим сразу.
Сделка — это одна конкретная продажа: клиент, сумма, ответственный, история переписки и звонков. Сделка живёт в воронке и двигается по её этапам.
Воронка, она же «направление сделок» в интерфейсе, — последовательность этапов, через которые сделка проходит от заявки до оплаты. Направлений может быть несколько: розница и опт, продажа и сервис.
Канбан — способ посмотреть на воронку: доска со столбцами по этапам, где каждая карточка это сделка. Это не отдельная сущность, а вид отображения, который переключается кнопкой.
Отсюда практический вывод: когда в поиске спрашивают «воронка продаж по сделкам» — речь про то же самое. В Битрикс24 воронка существует только для сделок; для лидов есть отдельный механизм статусов, и смешивать их в одну схему не нужно.
Сколько этапов нужно в воронке
Самый частый вопрос после «как создать» — и самая частая ошибка новичка.
Рабочий диапазон — пять-семь этапов. Меньше пяти — воронка не показывает, где теряются клиенты: всё сводится к «в работе» и «продано». Больше семи — менеджеры перестают различать соседние этапы и двигают сделки наугад, а аналитика превращается в шум.
Проверка, которая отсекает лишние этапы: на каждом должен меняться тот, кто делает следующий шаг, либо решение клиента. «Отправили предложение» — этап, потому что дальше ход за клиентом. «Менеджер открыл коммерческое в редакторе» — не этап, это действие внутри работы.
Второй признак лишнего этапа: сделки пролетают его насквозь, не задерживаясь. Если за месяц ни одна сделка не провела на этапе больше часа, этап нужен только для отчётности и его стоит убрать.
И обязательно два финальных этапа, а не один: «Сделка успешна» и «Сделка провалена» с причиной отказа. Без причины отказа вся аналитика воронки сводится к «половина не купила», и непонятно, что менять.
Примеры воронок для разных бизнесов
Типовую схему из интернета копировать бессмысленно — но посмотреть, как этапы выглядят в чужом процессе, полезно. Четыре примера из наших проектов.
Услуги с расчётом (ремонт, монтаж, проектирование): Заявка → Замер или диагностика → Смета отправлена → Согласование → Договор и аванс → Работы → Сделка успешна. Больше всего сделок тут теряется на этапе «Смета отправлена»: именно на нём теряется больше всего сделок, и именно на нём нужны напоминания о повторном касании.
Строительство домов — случай, который спрашивают отдельно, и там воронка длиннее остальных: Заявка → Разговор о задаче → Выезд на участок → Проект и смета → Согласование сметы → Договор → Аванс → Стройка по этапам → Сдача. Особенности: цикл сделки измеряется месяцами, поэтому без автоматических напоминаний сделки «засыпают»; сумма меняется по ходу, значит поле суммы нужно обновлять на каждом согласовании; а этап «Стройка» лучше разбить на подэтапы не в воронке продаж, а в отдельном направлении или смарт-процессе — иначе продажники и монтажники смотрят в одну доску и мешают друг другу.
Оптовая торговля: Заявка → Уточнение объёма → Счёт → Оплата → Отгрузка → Повторная продажа. Здесь важна не столько первая продажа, сколько возврат клиента, поэтому последний этап не закрывает работу, а запускает новую сделку.
Онлайн-школа: Регистрация на вебинар → Участие → Заявка на курс → Оплата → Доступ выдан → Обучение. Подробнее этот случай разобран в статье про CRM для онлайн-школы.
[СХЕМА: img/04-voronka-prodazh/01-primery-voronok.svg — четыре воронки рядом: услуги, строительство, опт, онлайн-школа, с отметкой этапа, где теряется больше всего сделок]
Документы в воронке: счёт, предложение, договор
Отдельный запрос, который приходит из поиска, — как связать воронку с документами. В Битрикс24 это делается внутри карточки сделки, и настройка стоит того: менеджер перестаёт собирать счета в Word.
Шаблоны документов лежат в CRM → Настройки → Документы. Загружается файл docx с подстановками — номер, дата, сумма, реквизиты клиента берутся из карточки. После настройки счёт или договор формируется кнопкой из сделки, а не руками.
Счёт в Битрикс24 можно выставлять из сделки напрямую: он наследует товары и сумму, а его оплата отражается в сделке. Так у вас появляется ответ на вопрос «оплачено или нет» без звонка бухгалтеру.
Привязка к этапу: логично, чтобы документ появлялся на своём этапе: предложение на «Смета отправлена», договор на «Согласование», счёт на «Оплата». Настраивается роботом, который создаёт документ или ставит задачу при переходе на стадию — механика роботов разобрана в отдельной статье.
Чего делать не стоит: хранить подписанные сканы только в переписке. Файл, прикреплённый к сделке, остаётся в системе при увольнении менеджера, а файл в его личном чате уходит вместе с ним.
Несколько воронок: когда нужны и когда мешают
Разные направления нужны, когда процессы действительно разные: у розницы и опта не совпадают этапы, сроки и ответственные. Тогда две воронки удобнее одной раздутой.
Мешают они в двух случаях. Первый — когда воронки заводят по менеджерам или по регионам: процесс один и тот же, а аналитику приходится складывать вручную. Второй — когда воронок больше трёх на старте: их некому поддерживать, и половина стоит пустой.
Практическое правило: начинать с одной воронки, вторую заводить, когда в первой появились сделки, которые в её этапы не укладываются. Порядок настройки всего портала, а не только воронки, разобран в статье про настройку Битрикс24 для отдела продаж.
Как понять, что воронка работает
Через месяц после запуска смотрите на три вещи, и все три видны в системе без дополнительных отчётов.
Первое — конверсия между этапами. Если между двумя соседними этапами проходит меньше пятой части сделок, там либо узкое место в процессе, либо этап лишний. Это самый полезный показатель воронки: он показывает не «сколько продали», а где именно теряете.
Второе — сделки без движения: сколько их висит на одном этапе дольше недели. Их наличие нормально, их рост — нет.
Третье — доля сделок с заполненной причиной отказа. Если причины не заполняются, менеджеры двигают сделки формально, и через месяц у вас будет красивая доска без данных.
Что смотреть дальше и в каких отчётах — в разборе аналитики продаж в Битрикс24.
Частые вопросы
Как создать воронку продаж в Битрикс24, если портал только зарегистрировали?
Одно направление в CRM уже есть по умолчанию — его достаточно переименовать и поправить этапы под свой процесс. Создавать новое нужно, когда появится второй тип продаж.
Можно ли изменить этапы, когда в воронке уже есть сделки?
Да, этапы правятся в любой момент. Сделки с удалённого этапа не пропадают, но их придётся перевести вручную, поэтому удалять стадию с активными сделками лучше после того, как их разнесли.
Чем воронка продаж отличается от воронки лидов?
Лиды — это необработанные обращения, у них свои статусы. Воронка продаж работает со сделками, то есть с обращениями, которые уже признали целевыми. Малому бизнесу часто хватает работы сразу со сделками, без стадии лидов.
Сколько времени занимает настройка воронки?
Черновая версия — от получаса до часа, если процесс продаж уже описан. Основное время уходит не на интерфейс, а на решение, какие этапы у вас на самом деле.
Нужны ли обязательные поля на каждом этапе?
Нет, обязательных полей должно быть минимум — два-три на всю воронку. Каждое лишнее поле это причина, по которой менеджер не станет заводить сделку в систему.
Можно ли настроить воронку под строительство или другую длинную сделку?
Да, и там воронка обычно длиннее — до восьми-девяти этапов из-за согласований. Главное отделить продажу от исполнения: этапы стройки или монтажа стоит вести в отдельном направлении, иначе доска продаж превращается в производственный план.
Частые ошибки и как их избежать
Ошибка: слишком много этапов в воронке (12-15 и больше). Возникает из желания детализировать процесс максимально подробно. На практике менеджеры перестают понимать разницу между соседними этапами и переводят сделки наугад. Решение: оставить 5-7 этапов, отражающих ключевые точки принятия решения клиентом, а не каждое микро-действие менеджера.
Ошибка: воронка настроена, но менеджеры продолжают вести учёт в Excel параллельно. Возникает, когда переход на новую систему не подкреплён реальным контролем со стороны руководителя. Решение: первые 2-4 недели жёстко требовать ведения всех сделок только в CRM, иначе привычка не сформируется.
Ошибка: не настроена автоматическая фиксация даты последнего действия по сделке. Без этого невозможно понять, какие сделки «зависли» без движения. Решение: использовать встроенный таймер просроченных дел в Битрикс24 (отображается красным цветом на карточке сделки, если по ней нет активности дольше заданного срока).
Из практики А2
Видели десятки случаев, когда компания месяцами обсуждает идеальную воронку — сколько этапов, как назвать каждый, что считать обязательным полем — и в итоге не запускает вообще ничего. Воронка из 6 этапов, настроенная сегодня и работающая криво, приносит больше пользы, чем идеальная схема, которую запустят через три месяца. Корректировать этапы и поля проще на живых данных, чем на бумаге, поэтому всегда советуем стартовать с черновой версии и донастраивать по ходу.
Отдельно стоит помнить, для кого вообще делается воронка. Если настраивать её только под отчёты для руководителя — менеджеры будут заполнять поля формально, лишь бы отстали, и аналитика получится бесполезной. Воронка работает, когда рядовой сотрудник видит в ней реальную выгоду: не нужно держать в голове, кому звонить сегодня, не теряются контакты при увольнении коллеги, не приходится упорно объяснять начальнику на словах, почему сделка зависла. Если этого ощущения у менеджеров нет — рано или поздно они вернутся к своим блокнотам и Excel, а CRM превратится в дубль реального учёта.
И главный маркер того, что воронка настроена неправильно или CRM не закрывает процессы компании — если сотрудники параллельно ведут учёт в каком-то другом инструменте: таблице, мессенджере, отдельном трекере задач. Если Битрикс24 не покрывает реальный рабочий процесс полностью, люди найдут обходной путь, и тогда вы получаете два источника правды вместо одного, а это хуже, чем не было CRM вообще. В такой ситуации не пытаемся заставить сотрудников «просто перестать», а разбираемся, какой кусок процесса не закрыт, и донастраиваем воронку или интеграции под него.
Итог
После этой настройки у вас будет воронка продаж, которая отражает реальный процесс компании, а не теоретическую схему из интернета — с понятными этапами, обязательными полями и базовой автоматизацией. Если на каком-то шаге застряли — опишите ситуацию в комментарии или напишите нам напрямую.
Если нужна помощь с настройкой воронки продаж под ваш бизнес — запишитесь на консультацию.
