Менеджер должен помнить, что клиенту нужно перезвонить через 2 дня после отправки предложения, и поставить себе напоминание вручную. Один раз забыл — и сделка остыла. Роботы и триггеры в Bitrix24 берут на себя ровно эту рутину: систему можно настроить так, чтобы она сама напоминала, отправляла письма и двигала сделки — без участия человека в момент, когда наступает нужное условие.
В этой статье разберём, что такое роботы и триггеры в Bitrix24, чем они отличаются друг от друга, и как настроить их пошагово на реальных примерах. Подходит для владельцев бизнеса и руководителей, которые хотят снять с менеджеров рутинные действия без найма дополнительного разработчика.
Что понадобится перед началом
- Доступ к Bitrix24 с правами администратора
- Настроенная воронка продаж с этапами (если воронка ещё не настроена — сначала разберитесь с этим, роботы и триггеры работают именно на стадиях воронки)
- Понимание, какие именно рутинные действия вы хотите автоматизировать (написать список заранее — это сильно упростит настройку)
- 20-40 минут на первичную настройку и тест
Основная часть: настраиваем роботов и триггеры
Шаг 1. Разбираемся, чем робот отличается от триггера
Робот — это действие, которое выполняет сама система при наступлении определённого момента: например, через 2 дня после попадания сделки на этап «Предложение отправлено» робот ставит менеджеру задачу позвонить клиенту.
Триггер — это условие, при выполнении которого сделка автоматически переходит на другой этап или происходит другое действие. Например: клиент открыл письмо с предложением — триггер переводит сделку на этап «Предложение просмотрено».
Разница простыми словами: робот работает по таймеру и действию, триггер реагирует на событие, которое произошло независимо от расписания.
Шаг 2. Открываем настройку роботов на нужном этапе
Заходим в карточку любой сделки на нужном этапе воронки и нажимаем кнопку «Роботы» (находится в правой части интерфейса карточки, либо через раздел CRM → Настройки → Автоматизация). Открывается список доступных роботов: постановка задачи, отправка письма, отправка SMS, изменение поля сделки и другие.
Частая ошибка: настраивают роботов прямо в карточке конкретной сделки, а не в шаблоне этапа. В результате автоматизация срабатывает только для этой одной сделки, а не для всех будущих сделок на этом этапе.
Шаг 3. Настраиваем первого робота — постановку задачи
Выбираем робота «Создать задачу», указываем, кому ставится задача (конкретному сотруднику, ответственному за сделку, или руководителю отдела), текст задачи и срок выполнения относительно момента попадания сделки на этап (например, «через 2 дня»).
Робот: Создать задачу
Кому: Ответственному за сделку
Текст: Связаться с клиентом по поводу отправленного предложения
Срок: +2 дня от момента попадания на этап
Шаг 4. Настраиваем робота на отправку письма клиенту
Выбираем робота «Отправить email», указываем шаблон письма (можно создать заранее в разделе «Шаблоны документов» или написать прямо в настройке робота) и условие отправки — например, сразу при попадании на этап, либо с задержкой.
Частая ошибка: вставляют в шаблон письма переменные полей сделки (например, имя клиента), но не проверяют, что эти поля точно заполнены у всех сделок. Если поле пустое, клиент получит письмо с пропуском вместо имени — выглядит небрежно.
Шаг 5. Настраиваем условия для робота (если нужно не всегда)
У каждого робота можно задать условия выполнения — например, выполнять робота только если сумма сделки больше определённого значения, или если указан конкретный источник лида. Настраивается в том же окне настройки робота, раздел «Условия выполнения».
Это полезно, когда автоматизация должна различаться в зависимости от типа клиента: например, крупным сделкам — звонок руководителя отдела, мелким — автоматическое письмо без участия менеджера.
Шаг 6. Настраиваем триггер на основе действия клиента
Открываем настройки этапа воронки, раздел «Триггеры». Выбираем, например, триггер «Прочитано письмо» — это событие переводит сделку на следующий этап автоматически, без участия менеджера, в момент, когда клиент открыл письмо.
Доступные триггеры зависят от подключённых каналов: открытие письма работает только если письмо отправлено через встроенную почту Bitrix24, переход по ссылке — если использовалась короткая ссылка из CRM, и так далее.
Шаг 7. Тестируем цепочку роботов и триггеров
Создаём тестовую сделку и проводим её через настроенный этап, проверяя, что задачи создаются, письма отправляются с правильными данными, а триггеры срабатывают в нужный момент. Делать это нужно до того, как настройку увидят реальные клиенты — ошибка в шаблоне письма, отправленная сотням клиентов, обходится дороже, чем 10 минут тестирования.
Частые ошибки и как их избежать
Ошибка: настроено слишком много роботов на одном этапе, и они конфликтуют между собой. Например, один робот ставит задачу через 1 день, другой — через 3 дня, и менеджер получает дублирующие напоминания. Решение: вести список настроенных роботов отдельно (хотя бы в заметке), прежде чем добавлять новые.
Ошибка: роботы настроены, но не учитывают рабочее время. Письмо клиенту уходит в 3 часа ночи, потому что таймер считается строго в часах, без учёта рабочего графика. Решение: в настройках робота указывать опцию «учитывать рабочее время» там, где она доступна, либо настраивать через бизнес-процессы для более тонкого контроля времени.
Ошибка: триггер настроен на событие, которое в реальности почти никогда не происходит. Например, триггер на «Клик по ссылке в SMS», когда SMS-рассылка в принципе не подключена. Решение: перед настройкой триггера проверить, что соответствующий канал связи реально используется в компании.
Итог
Теперь рутинные напоминания, письма и переходы между этапами воронки происходят сами — менеджер занимается продажами, а не тем, чтобы не забыть кому и когда написать. Если на каком-то шаге застряли — опишите ситуацию в комментарии или напишите нам напрямую.
CTA
Если нужна помощь с настройкой автоматизации в Bitrix24 под ваши процессы — запишитесь на консультацию.