Бесплатные CRM-системы: что в них есть и где заканчивается бесплатное

«Посоветуйте бесплатную CRM» — просьба, за которой стоит здравая мысль: проверить идею, не заплатив. Проблема в том, что словом «бесплатно» на этом рынке называют четыре разные вещи, и разница между ними обнаруживается через полгода, когда переезжать уже дорого.

Разберём бесплатные CRM-системы без обзора тарифов, которые устареют через квартал: какие вообще бывают виды бесплатного, что в такие тарифы входит почти всегда, в какие семь потолков упираются первыми, сколько на самом деле стоит «бесплатный» вариант с открытым кодом и как понять, что пора платить. Если вы ещё не решили, нужна ли система вообще, начните с разбора того, что такое CRM и какие задачи она закрывает.

Четыре вида бесплатного

Первое, что стоит различать, потому что дальше всё зависит от этого.

Бесплатный тариф вендора. Компания даёт постоянный тариф с ограничениями и рассчитывает, что вы вырастете и начнёте платить. Самый распространённый вариант у крупных систем: вы работаете сколько угодно долго, пока не упрётесь в лимит.

Пробный период. Полная функциональность на две недели или месяц, потом либо оплата, либо блокировка. Это не бесплатная система, а демонстрация, и путать её с первым видом — частая ошибка при планировании.

Система с открытым исходным кодом. Программу можно скачать и поставить на свой сервер, лицензия ничего не стоит. Бесплатна здесь только лицензия — про остальное будет отдельный раздел ниже.

Бесплатно в составе другого продукта. CRM идёт довеском к бухгалтерии, хостингу, банковскому обслуживанию или платформе для сайта. Работает, пока вы пользуетесь основным продуктом; при уходе от него теряете и систему.

Практический вывод для выбора: первый вид годится для долгой работы, второй — только для проверки гипотезы, третий требует человека с руками, четвёртый привязывает вас к чужому продукту.

Что входит почти всегда

Набор бесплатных тарифов у разных вендоров отличается в деталях, но ядро одинаковое, и его хватает, чтобы система заработала.

Карточки клиентов и компаний с историей общения. Сделки и хотя бы одна воронка с этапами. Задачи с ответственными и сроками. Простейшие уведомления. Мобильное приложение. Ограниченное число пользователей — обычно этого достаточно для команды из нескольких человек.

Чего в бесплатных тарифах не бывает почти никогда: сквозной аналитики, развитой автоматизации, гибких прав доступа, полноценной телефонии и приоритетной поддержки. Конкретные цифры лимитов меняются каждый год и у каждого вендора свои.

Важнее другое: бесплатного ядра хватает, чтобы ответить на главный вопрос — приживётся ли система в компании вообще. Это и есть основной риск внедрения, и проверять его логично именно так.

Какие системы есть на российском рынке

Запрос «какие вообще бывают CRM» звучит постоянно, поэтому разложим рынок по типам. Конкретные тарифы здесь намеренно не называем: они меняются несколько раз в год, и любой список цифр устареет быстрее, чем вы дочитаете.

Универсальные платформы с бесплатным тарифом. Самая массовая категория: система закрывает продажи, задачи и коммуникации, бесплатный тариф рассчитан на небольшую команду. Сюда относятся Битрикс24 и ряд похожих продуктов. Плюс — есть куда расти внутри той же системы; минус — интерфейс шире, чем нужно на старте.

Системы, заточенные под продажи. Меньше возможностей за пределами воронки, но проще освоить. Классический представитель — amoCRM; чем она отличается от платформенного подхода, разобрано в отдельном сравнении.

Отраслевые решения. Сделаны под конкретный бизнес: розницу и интернет-торговлю, салоны, медицину, автосервисы. В них уже есть нужные сущности вроде записи, объектов обслуживания или обмена с маркетплейсами. Бесплатные тарифы встречаются реже, зато экономия времени на настройке заметная.

Системы с открытым кодом. Ставятся на свой сервер, лицензия бесплатна. Про реальную стоимость такого варианта — следующий раздел.

CRM внутри другого продукта. Модуль в составе бухгалтерии, банковского обслуживания, платформы для сайта или маркетплейса. Работает, пока вы пользуетесь основным сервисом.

Практический совет по выбору из этого списка: сначала определитесь с типом, а потом смотрите конкретные продукты внутри него. Сравнивать отраслевое решение с универсальной платформой по числу функций бессмысленно — они решают разные задачи.

Семь потолков, в которые упираются

Порядок примерно такой, как в жизни: сверху то, что настигает первым.

Число пользователей. Самый частый потолок. Взяли трёх менеджеров, через полгода их пять, и оказывается, что четвёртый уже платный. Планировать стоит по составу через год, а не по сегодняшнему.

Автоматизация. Роботы, триггеры, автоматические задачи и сообщения клиенту в бесплатных тарифах либо отсутствуют, либо доступны в урезанном виде. Это ощутимо: именно автоматика превращает CRM из записной книжки в инструмент.

Интеграции и программный доступ. Подключение сайта, телефонии, мессенджеров и обмен с учётной системой почти всегда относятся к платным возможностям. А пока заявки заводятся руками, система умирает в первый же месяц — как устроена связка сайта с CRM, мы разбирали отдельно.

Отчёты. В бесплатном тарифе обычно есть базовые списки, но нет разрезов, воронки по источникам и сравнения периодов. Руководитель начинает выгружать данные в таблицу — верный признак, что тариф стал тесен. Что именно стоит смотреть, собрано в статье про аналитику продаж.

Права доступа. Пока в компании три человека, все видят всё, и это нормально. С ростом появляется вопрос, должен ли новичок видеть базу целиком — и упирается он в тариф. Механика разобрана в статье про права доступа.

Место под файлы. Договоры, коммерческие предложения, записи разговоров и фотографии съедают квоту быстрее, чем кажется, особенно если подключена телефония.

Поддержка. На бесплатном тарифе это форум и база знаний. Пока всё работает, разницы нет; в момент сбоя она становится очень заметной.

Открытый код: бесплатно не значит дёшево

Отдельный разговор, потому что здесь чаще всего ошибаются в расчётах.

Лицензия бесплатна, всё остальное — нет. Нужен сервер, и не самый слабый: CRM с базой на несколько тысяч клиентов требует ресурсов. Нужна первоначальная установка и настройка окружения. Нужны регулярные обновления, потому что уязвимости находят и в открытом коде. Нужны резервные копии и проверка, что они разворачиваются. Нужен человек, который всё это делает, — штатный или на подряде.

Порядок работ виден по нашим разборам развёртывания: подготовка облачного сервера и установка системы на VPS — это не полчаса работы, и дальше сервер живёт своей жизнью.

Когда это оправданно: когда есть требование хранить данные у себя, когда нужны глубокие доработки, которых в облаке не сделать, или когда в компании уже есть системный администратор и сервер. Во всех остальных случаях облачный тариф выходит дешевле по совокупным затратам — просто расходы становятся видимыми, а не размазанными по чужому рабочему времени.

Скрытые расходы бесплатного тарифа

Бесплатный тариф не стоит денег, но не бесплатен совсем. Три статьи, которые не видны в счетах.

Ручные операции. Заявки, которые нельзя принять автоматически, кто-то заводит руками. Пять минут на заявку при двадцати заявках в неделю — это почти два часа, каждую неделю. Посчитайте эти часы в деньгах и сравните с разницей между тарифами: результат нередко удивляет.

Отсутствие автоматики. Напоминание, которое не поставилось, оборачивается забытым клиентом. Такая потеря не выглядит как ошибка — она выглядит как «клиент передумал», и посчитать её напрямую нельзя. Косвенно видно по доле сделок, где после первого контакта не было ни одного действия.

Риск по данным. У бесплатных тарифов бывают правила про неактивные аккаунты, ограниченные сроки хранения и отсутствие гарантий доступности. Для базы, которая стала основным активом компании, это существенно: делать собственную выгрузку раз в квартал стоит независимо от тарифа.

Отдельно про время на переделку. Если бесплатный тариф не позволяет настроить процесс так, как нужно, компания подстраивает процесс под инструмент. Через год этот компромисс становится привычкой, и переход на платный тариф превращается в переучивание — уже без экономии.

Первый месяц на бесплатном тарифе

Чтобы проверка была честной, её стоит спланировать. Вот рабочая последовательность.

Главный результат такой проверки — не список понравившихся функций, а ответ на вопрос, вносят ли люди данные без напоминаний. Если через месяц карточки заполняются, система приживётся и на платном тарифе. Если нет, платить не за что.

Как понять, что вы упёрлись

Четыре признака, и все они видны без анализа тарифов.

Кто-то в компании регулярно делает руками то, что должна делать система: копирует заявки с почты, вручную ставит напоминания, сводит отчёт в таблице.

Появился человек, которому нужен доступ, а мест нет — и вы обсуждаете, кого отключить.

Вы принимаете решения по процессу исходя из ограничений тарифа, а не из того, как удобнее работать. Это самый неприятный признак: инструмент начал управлять процессом.

Данные копятся, но не используются. Клиенты есть, история есть, а посмотреть, откуда приходят лучшие сделки, нельзя.

Если совпадает два признака и больше, дальше экономия становится дороже оплаты.

Сколько стоит переход и как его пройти

Хорошая новость: переход внутри одного вендора с бесплатного тарифа на платный — это оплата, а не переезд. Данные, настройки и история остаются на месте, дополнительно появляются возможности. Именно поэтому начинать на бесплатном тарифе крупного вендора разумнее, чем на маленьком продукте: у вас есть путь наверх без потерь.

Переезд между системами устроен иначе. Контакты, компании и сделки выгружаются и загружаются, а вот история переписки, записи звонков и настроенная автоматика переносятся плохо или не переносятся вовсе. Плюс переобучение команды. Как отбирать данные для переноса и почему не стоит тащить всё подряд, разбирали в статье про перенос базы из Excel — те же правила работают и при переезде между CRM.

Считать переход нужно тремя частями: лицензии за пользователей на год, работы по донастройке того, что стало доступно, и время команды. Общая картина по стоимости внедрения собрана отдельно.

Что проверить до старта на бесплатном

Пять вопросов, которые стоит задать себе до того, как заводить портал. Они занимают полчаса и экономят месяцы.

Есть ли путь наверх у этого вендора и что именно даёт следующий тариф. Если следующего тарифа нет или он не решает ваши будущие задачи, вы выбираете тупиковую ветку.

Можно ли выгрузить свои данные целиком и в каком формате. Проверять это нужно на бесплатном тарифе, а не тогда, когда решите уходить.

Что происходит с данными, если вы перестанете пользоваться системой. У бесплатных тарифов бывают правила про неактивные аккаунты.

Есть ли на рынке специалисты по этой системе. У распространённых решений найти подрядчика легко, у редких — вы остаётесь один на один с продуктом.

Работают ли нужные вам интеграции хотя бы в платной версии. Если сайта и телефонии нет в списке возможностей вообще, тариф здесь ни при чём — система вам не подходит.

Общие критерии выбора, не зависящие от цены, собраны в отдельном разборе, а сравнение двух самых распространённых систем — здесь.

Что спросить перед переходом на платный

Пять вопросов вендору или подрядчику. Задавать их стоит до оплаты года вперёд, а не после.

«Какие именно ограничения снимаются на нужном нам тарифе?» Ответ должен быть по вашему списку болей, а не по списку возможностей. Если вы упёрлись в автоматизацию, а тариф добавляет место под файлы — это не ваш тариф.

«Что произойдёт с данными и настройками при переходе?» Внутри одного вендора обычно ничего: тариф меняется, данные остаются. Но если предлагают «перенести вас на другой продукт того же разработчика», это уже переезд со всеми его рисками.

«Есть ли скидка при оплате на год и что будет, если мы захотим вернуться на бесплатный?» Второе важнее первого: у некоторых систем откат назад означает потерю части данных сверх бесплатного лимита.

«Сколько стоит настройка того, что стало доступно?» Роботы, интеграции и права не настраиваются сами. Разумно закладывать работы сразу, иначе оплаченный тариф месяцами простаивает в базовой конфигурации.

«Кто получит права администратора?» Правильный ответ — вы. Ситуация, когда после внедрения полный доступ остаётся только у подрядчика, встречается чаще, чем кажется.

Шестой вопрос — себе: кто в компании отвечает за систему после перехода. Смена тарифа ничего не меняет в дисциплине, а именно она определяет, будут ли данные в системе.

Кому бесплатного хватит надолго

Честный раздел, из-за которого мы иногда теряем проекты.

Компании из двух-трёх человек с понятным потоком обращений. Пока все помещаются в лимит пользователей и заявки приходят из одного канала, платить не за что.

Бизнесу с длинным циклом и небольшим числом сделок. Десять сделок в месяц не требуют автоматизации: напомнить о себе можно и вручную, а отчёты помещаются на одном экране.

Проектам на стадии проверки. Первые месяцы нового направления — ровно тот случай, ради которого бесплатные тарифы и существуют.

Сезонному бизнесу с выраженным пиком. Половину года заявок мало, и платить за возможности, которыми не пользуетесь, незачем. Здесь разумнее другая схема: работать на бесплатном тарифе в межсезонье и переходить на платный перед сезоном — большинство вендоров позволяет менять тариф помесячно, и это дешевле годовой оплаты.

И отдельно: если в компании нет человека, который будет следить, что все работают в системе, платный тариф не поможет. Пустая CRM за деньги отличается от пустой CRM бесплатно только счётом.

Частые вопросы

Правда ли, что бесплатная CRM хуже платной?

Это одна и та же система с разным набором возможностей. Ядро — карточки, сделки, задачи — работает одинаково. Разница в автоматизации, интеграциях, отчётах и поддержке, то есть в том, что нужно растущей компании, а не начинающей.

Что выбрать: бесплатный тариф большого вендора или платный маленький?

Обычно первое. У крупной системы есть путь наверх без переезда, много подрядчиков на рынке и предсказуемое развитие. Небольшой продукт может быть удобнее сегодня, но при его закрытии или смене политики деваться будет некуда.

Можно ли пользоваться бесплатным тарифом годами?

Да, если не упираетесь в лимиты. Компании работают так по многу лет, и в этом нет ничего неправильного — вендор закладывает такой сценарий. Проблема начинается не от срока, а от роста.

Стоит ли ставить систему с открытым кодом, чтобы сэкономить?

Только если у вас уже есть администратор и сервер. Иначе экономия на лицензии оборачивается расходами на установку, обновления и восстановление после сбоев — и они превышают стоимость облачного тарифа, просто выглядят иначе в отчётности.

Как понять лимиты до регистрации?

Смотреть страницу тарифов на сайте вендора и обращать внимание не на число пользователей, а на строки про автоматизацию, интеграции и отчёты. Пользователей вы посчитаете и так, а вот отсутствие роботов в бесплатном тарифе обнаруживается уже в работе.

Мы попробовали бесплатную CRM, и она не прижилась. Поможет ли платная?

Сначала стоит понять причину. Если менеджеры не вносили данные из-за неудобства — платный тариф это не чинит, чинит настройка. Если система не давала подключить каналы и заявки заводились руками — тогда да, платный тариф решает задачу, потому что причина была в ограничениях.

Сколько человек реально помещается в бесплатный тариф?

Смотреть нужно не на заявленное число пользователей, а на состав команды через год. Считайте всех, кто будет заходить в систему: менеджеров, руководителя, того, кто выставляет счета, иногда исполнителей. Компании регулярно упираются в лимит через полгода после старта — просто потому, что считали по сегодняшнему составу.

Можно ли начать бесплатно, а настройку заказать сразу?

Можно, и это разумный вариант, если процесс уже понятен: подрядчик соберёт воронку и поля на бесплатном тарифе, вы поработаете месяц и решите, нужен ли платный. Не стоит только заказывать сложную автоматизацию до перехода — большая её часть на бесплатном тарифе просто не заработает.

Считается ли пробный период бесплатной CRM?

Нет, и планировать на нём работу нельзя. Это демонстрация полной версии: через две недели или месяц вы либо платите, либо теряете доступ. Пробный период полезен для другого — посмотреть возможности, которых нет в бесплатном тарифе, и понять, стоят ли они денег.

Итог

Бесплатных CRM четыре вида, и только один из них — постоянный тариф крупного вендора — подходит для долгой работы. Открытый код бесплатен по лицензии и платен по всему остальному, пробный период вообще не про экономию, а система в довесок к другому продукту привязывает вас к нему.

Начинать на бесплатном тарифе — правильный ход: он отвечает на главный вопрос внедрения, приживётся ли система в компании. Выбирайте вендора, у которого есть путь наверх, проверьте выгрузку данных до старта — и следите за четырьмя признаками того, что вы упёрлись. Как только совпадут два, считайте платный тариф: с этого момента экономия начинает обходиться дороже оплаты.